Kağıt Arşivden Dijital Arşive Geçiş Rehberi

Kurumsal arşivinizi dijitalleştirmeye karar vermek önemli bir adımdır, ancak süreç doğru planlanmadığında beklenenden uzun sürebilir ve maliyetler kontrolden çıkabilir. Bu rehberde, akkelvor'un yıllar içinde yüzlerce projede edindiği deneyimleri paylaşarak kağıt arşivden dijital arşive geçişte izlemeniz gereken temel adımları anlatıyoruz.

1. Mevcut Arşivi Değerlendirin

İlk adım, elinizdeki belgelerin kapsamını anlamaktır. Kaç sayfa veya dosya var? Hangi tür belgeler (fatura, sözleşme, rapor, kişisel evrak)? Belgeler hangi dönemleri kapsıyor? Fiziksel durumları nasıl — yıpranmış, nem almış veya iyi korunmuş mu? Bu soruların yanıtları proje planının temelini oluşturur. akkelvor olarak her projeye envanter çıkarma aşaması ile başlıyoruz.

2. Önceliklendirme Yapın

Tüm arşivi bir seferde dijitalleştirmek zorunda değilsiniz. Sık erişilen belgeler, yasal saklama zorunluluğu olan evraklar ve denetim süreçlerinde ihtiyaç duyulan dosyalar öncelikli gruptur. Aşamalı dijitalleştirme hem bütçeyi yönetilebilir kılar hem de ekibinizin yeni sisteme adaptasyonunu kolaylaştırır.

3. Doğru Hizmet Sağlayıcıyı Seçin

Belge dijitalleştirme ciddi bir sorumluluk gerektirir — özellikle kişisel veri içeren evraklarda. Hizmet sağlayıcınızın KVKK uyumlu prosedürleri, güvenlik sertifikaları (ISO 27001 gibi), tarama kalitesi garantisi ve referans projeleri olup olmadığını değerlendirin. akkelvor, tüm bu kriterleri karşılayan altyapı ve deneyime sahiptir.

4. İndeksleme Şemasını Belirleyin

Dijitalleştirme yalnızca taramak değildir; belgelerin bulunabilir olması gerekir. Kategori, tarih, referans numarası ve anahtar kelime gibi indeksleme alanlarını proje başlamadan tanımlayın. OCR (Optik Karakter Tanıma) ile metin katmanı eklenmesi, binlerce sayfalık arşivde saniyeler içinde arama yapmanızı sağlar.

5. Geçiş Sonrası Süreci Planlayın

Dijital arşiv hazır olduğunda fiziksel belgelere ne olacak? Üç seçeneğiniz var: iade, güvenli imha veya arşivde saklamaya devam. Ayrıca ekibinizi yeni dijital arşiv sistemini kullanma konusunda eğitin. akkelvor, proje tesliminde kullanım kılavuzu ve eğitim desteği sunar.

Dijital arşive geçiş yolculuğunuza başlamak için iletişim formumuz üzerinden bize ulaşabilir veya sürecimizi detaylı inceleyebilirsiniz.