KVKK ve Belge Dijitalleştirme: Bilmeniz Gerekenler
Kişisel veri içeren belgelerin dijitalleştirilmesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında özel dikkat gerektiren bir süreçtir. akkelvor olarak her projede KVKK uyumluluğunu öncelikli hedef olarak belirliyoruz. Bu yazıda, belge dijitalleştirme sürecinde veri sorumlusu ve veri işleyen rollerini, yasal yükümlülükleri ve pratik uyumluluk adımlarını açıklıyoruz.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rolleri
Belge dijitalleştirme hizmeti alırken, belgelerin sahibi (bireysel müşteri veya kurum) veri sorumlusu konumundadır. akkelvor ise bu belgeleri sizin adınıza işlediği için veri işleyen sıfatıyla hareket eder. KVKK'nın 8. ve 9. maddeleri gereği, veri sorumlusu ile veri işleyen arasında yazılı bir sözleşme (veri işleme sözleşmesi) imzalanması zorunludur. akkelvor, her kurumsal projede bu sözleşmeyi proje başlangıcında sunar.
Aydınlatma Yükümlülüğü
Veri sorumlusu olarak, belgelerindeki kişisel verilerin dijitalleştirilmesi ve üçüncü bir tarafa (akkelvor) emanet edilmesi konusunda ilgili kişileri bilgilendirmeniz gerekir. Kurumsal müşteriler için çalışanlara yönelik aydınlatma metni, bireysel müşteriler için ise kendi bilgilendirme prosedürü yeterlidir. akkelvor, bu süreçte ihtiyaç duyulan aydınlatma metni şablonlarını paylaşır.
Teknik ve İdari Güvenlik Önlemleri
KVKK'nın 12. maddesi, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirlerin alınmasını zorunlu kılar. akkelvor'un altyapısında bu tedbirler şu şekilde uygulanır:
- 256-bit AES şifreleme ile korunan bulut depolama
- ISO 27001 sertifikalı veri merkezleri
- Erişim kontrolü ve yetkilendirme matrisi
- 7/24 güvenlik kamerası ve fiziksel erişim kontrolü
- Periyodik güvenlik denetimleri ve penetrasyon testleri
- Veri ihlali durumunda 72 saat içinde bildirim prosedürü
Veri Saklama ve İmha
KVKK, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmasını öngörür. Proje tamamlandıktan sonra dijital arşivinizdeki verilerin saklama süresini siz belirlersiniz. Saklama süresi dolduğunda akkelvor, verilerin güvenli imhasını sertifikalı olarak gerçekleştirir. Fiziksel belgelerin imhası da ayrı bir hizmet olarak sunulmaktadır.
KVKK uyumluluğu hakkında detaylı bilgi için Gizlilik Politikamızı inceleyebilir veya [email protected] adresinden veri güvenliği ekibimize ulaşabilirsiniz.